Mapas, planos e ilustraciones

Concientes de nuestra responsabilidad con la sociedad y de la riqueza informativa e histórica que tiene la colección Mapas, Planos e Ilustraciones –una  de las más consultadas en este repositorio– el Archivo General de la Nación la ofrece ahora en su versión electrónica para que quienes así lo deseen puedan acercarse sin dificultad a este conjunto documental que se resguarda en el Centro de Información Gráfica (CIG), estructurado éste en tres áreas: fototeca, mapoteca y genealogía.
En la mapoteca se resguardan aproximadamente 8,000 documentos entre mapas, planos e ilustraciones de los siglos XVI al XX, en diferentes soportes como papel, tela, piel y papel indígena. Se cuenta con una colección cartográfica extensa. Existen  planos de construcciones civiles, eclesiásticas y militares, planos técnicos y urbanos, mapas, ilustraciones y pictografías coloniales.
Los mapas nos muestran diversas extensiones geográficas desde las más pequeñas hasta mapas de la república mexicana del siglo XIX. Aquí también encontraremos mapas costeros, militares, de las islas del Caribe y de las costas occidentales de América desde Perú hasta Alaska.
Entre los planos de construcciones civiles encontramos: “edificios públicos, caminos, acueductos, puentes monumentos y casas habitación”. Los planos de construcciones eclesiásticas nos muestran iglesias, altares, conventos colegios, hospicios y hospitales. En los planos de construcciones militares podemos ver: “cuarteles, presidios, fortificaciones, cárceles y garitas”.
Los planos técnicos están organizados por temas: Cañones, balas y morteros, Máquina para barrenar cañones, Carretón de limpieza, Lancha, fragata y navíos, Carreta y faroles, Molino de pólvora, Molino de tabaco, Molino de caña, Maquinaria para construir y mantener obras de irrigación y desagüe, Máquina para tejer seda, Medidas de agua y tierras y Relojes. En los planos urbanos hay una gran cantidad de vistas de las ciudades de México, Valladolid, Zacatecas, Santander y Guanajuato, entre otras.
            Bajo el rubro de ilustraciones se reunieron documentos como: banderas, condecoraciones, estampas religiosas, genealogías, escudos, retratos y uniformes. También están las pictografías coloniales,  así se denominó a los documentos en los que predomina un “estilo netamente indígena o de influencia indígena”, donde se presentan glifos prehispánicos. En este grupo encontramos documentos con información calendárica, genealógica, tributaria militar, mapas y planos. La colección cartográfica corresponde al siglo XX.
           
Estabilización y digitalización

La frecuencia en la manipulación de materiales tan consultados como estos provoca con el transcurso del tiempo un deterioro que debe evitarse. Por ello se desarrolló un proyecto para estabilizar y digitalizar los documentos, para que se mantuvieran en condiciones óptimas. Por otro lado, se requería la actualización de las cédulas del Catálogo de Ilustraciones, que había sido muy útil durante más de 20 años, pero ya estaba rebasado.
Con el respaldo del Programa de Apoyo al Desarrollo de Archivos Iberoamericanos (ADAI), de 2005 a 2007 se realizó el proyecto para estabilizar y digitalizar este tipo de documentos gráficos mediante la realización de un conjunto de actividades como: diagnóstico del estado de conservación de mapas, planos e ilustraciones del siglo XVI al XVIII, con el fin de programar trabajos de restauración; elaboración de fichas de diagnóstico por mapa, plano o ilustración; trabajos de conservación consistentes en: limpieza de los mapas,  restauración de los ejemplares dañados, elaboración de guardas con material libre de ácido; digitalización de cada mapa, plano e ilustración mediante un escáner planetario; elaboración de cédulas de descripción basadas en la norma ISAD (G), así como archivación e instalación en sus planeros correspondientes.
En total, se actualizaron 5,227 cédulas que se encuentran en 10 volúmenes del Catálogo de Ilustraciones, y que se ingresaron en el Sistema de Administración de Archivos; además, los materiales de la mapoteca que aún se encuentran en las galerías también fueron descritos y digitalizados.

Trabajo en equipo

Con un equipo multidisciplinario integrado con historiadores, archivistas, bibliotecarios, restauradores y profesionales en informática se realizó el trabajo que se había proyectado.  Una vez hecho el diagnóstico de los documentos, se elaboraron las fichas en las que se consignaron los siguientes datos de los mapas, planos e ilustraciones: nombre del fondo y/o colección, número de identificación, condición del soporte, estado de conservación, procesos realizados.
La estabilización consistió en la limpieza del material con el uso de algodón o goma para no alterar la imagen; cuando las tintas lo permitieron se hizo lavado híbrido; además se procedió a la eliminación de cintas o adhesivo, la colocación de refuerzos, laminado (si se requería) y la elaboración de guardas. Algunos materiales presentaban un estado de deterioro mayor por lo que fue necesario restaurarlos.
Una vez limpios y restaurados, a los mapas, planos e ilustraciones se les cambiaron las guardas. Éstas fueron de dos tipos: una guarda rígida de cartón crescent libre de ácido, donde se montó el mapa o plano y una cubierta de mylar con cintas doble cara libres de ácido para realizar las uniones; la segunda guarda que se utilizó en documentos que contienen información por ambos lados se elaboró con tyvek, que es un material sintético libre de ácido y poco permeable.
A los mapas con formatos muy grandes se les hizo su guarda de tyvek y además una guarda rígida de polipropileno para facilitar su manipulación sin maltratarlos.
En la parte exterior de las guardas se colocaron etiquetas con los datos que permitan la localización del material.
Los mapas, planos e ilustraciones que recibieron tratamiento de conservación antes de introducirse en su guarda fueron digitalizados mediante un escáner planetario. Cuando se encontraron formatos grandes se digitalizaron por partes.
Aunque el propósito de esta actividad es conservar un duplicado digital para ofrecer el servicio de consulta, existen mapas de formato demasiado grande que no han sido digitalizados porque no se cuenta con un escáner de tales dimensiones.
La elaboración de cédulas descriptivas de cada uno de los documentos consistió en revisar primero la información contenida en el Catálogo de Ilustraciones y posteriormente los expedientes de los que fueron extraídos los documentos. Algunos materiales están en lengua náhuatl y de igual manera su expediente, sin embargo esto no impidió su descripción, pues se contó con  la ayuda de dos traductores. 
Posteriormente se capturó la información de las cédulas descriptivas en el Sistema de Administración de Archivos desarrollado por el AGN con base en la norma ISAD-G.
Los mapas, planos e ilustraciones fueron colocados en planeros metálicos respetando el principio de procedencia y orden original, de tal manera que se les asignó la clasificación anterior, por su tamaño (grande, mediano y chico), así como el número consecutivo correspondiente.

  Archivo General de la Nación, Introducción a la serie Catálogo de Ilustraciones, número 0, 1984, p.10.
Ibid, p. 11.
Ibid, pp. 14 y 15.
Ibid, p. 19.