En este
apartado se recogen aquellos datos que sirven para facilitar
el acceso y consulta de la documentación.
Para su elaboración se han utilizado las Normas Internacionales
de Descripción Archivística ISAD (G) e ISAAR
(CPF), pretendiendo recoger los datos de la manera más
exhaustiva posible. Para que el cuestionario tenga validez
deben cumplimentarse siempre los campos que estén
sombreados.
IMPORTANTE: Este apartado
B deberá
emplearse en cada nivel de descripción tantas
veces como sea necesario, dependiendo del número
de fondos, series, etc. En el caso del Censo-Guía
deberán cumplimentarse en primer lugar los niveles
superiores (fondo, subfondo, etc ).
Se recomienda, por lo tanto, antes de utilizar este cuadernillo,
realizar un número suficiente de fotocopias.
1. Descripción
Documental
1.1 Unidad de descripción
(Marcar con X el tipo al que se refiera)
Especificar si la unidad de descripción
constituye un fondo, una sección, una colección,
etc.
1.2 Nombre o título formal
de la unidad de descripción:
Cuando la unidad de descripción
tenga un título formal, éste debe transcribirse
textualmente, palabra por palabra, con su orden y ortografía
originales, pero no necesariamente ni la puntuación
ni las mayúsculas
1.3 Tipo: público/privado/colección
Especificar si la unidad de descripción
es de origen privado, de origen público o si es
una colección especial.
1.4 Años extremos
Se datará cuándo
se ha producido la documentación que compone la
unidad de descripción tanto en el caso de una única
fecha como en el de un período cronológico,
y en este caso se deberán incluir las fechas extremas,
excepto si la unidad de descripción es un fondo
abierto ( o parte de él) a nuevas transferencias.
1.5 Volumen:
Reseñar el volumen de
la unidad de descripción dando el número
de unidades físicas en cifras arábigas y
la denominación específica más apropiada
del tipo de soportes que existen en la unidad de descripción.
Ejemplo: 128 fotografías, 19 carpetas, 20 m.l. (548
legajos), etc.
1.6 No. De libros o expedientes:
(especificar total)
1.7 Tipología documental:
Especificar el tipo de documentos
con que cuenta: manuscritos, fotografías, mapas,
planos, telegramas, folletos, etc.
2. Contexto
del Fondo Documental
2.1 Nombre del Productor Identificar
el nombre del organismo o individuo responsables de la
producción de la unidad de descripción
2.2 Historia de la Institución
generadora o biografía del productor (en su caso)
Proporcionar una reseña
histórica o datos biográficos sobre el productor
(o productores) de la unidad de descripción para
situar los documentos en su contexto y hacer que sean mejor
comprendidos.
2.3 Fechas extremas de la documentación
en las que el productor ha generado la unidad de descripción.
Indicar la fecha más antigua
y la más reciente que existe en la unidad de descripción.
2.4 Historia de la custodia de
la documentación propiedad personal o institucional
por la que ha pasado este fondo.
Reseñar las sucesivas transferencias
de propiedad y custodia de la unidad de descripción
junto con las fechas de las mismas en tanto en cuanto pueden
determinarse. Si la historia de la custodia es desconocida
debe reseñarse este hecho.
2.5 Forma de ingreso: adquisición,
donación, depósito, transferencia, otro (especificar)
Recoger las circunstancias relativas
a la forma de ingreso (donante o procedencia de dónde
se recibió la unidad de descripción y fecha
y/o método de ingreso. Si la procedencia o donante
es desconocida recoger esta información.
3. Contenido
de los expedientes y estructura (breve síntesis)
Descripción del contenido
y valoración de la unidad de descripción
que permita a los usuarios juzgar su interés potencial.
En el caso de que se estén describiendo documentos
fotográficos deberá especificarse:
- el género fotográfico
(viajes, reproducción de objetos artísticos,
retrato, fotografías de prensa-acción, etc).
- el formato tipo (album fotográfico,, postal, "cartes
de visite", book, rougth proofs, etc).
- el dorso de los documentos fotográficos ( tipografía
y grafismos, establecimientos fotográficos, dedicatorias,
fechas, casas comerciales, etc.
Si se trata de macrodescripción,
como en el caso del Censo, destacar los géneros
y formatos más frecuentes
3.1 Personajes que se mencionan
en la documentación
Mencionar los nombres completos
3.2 Valoración, selección,
eliminación de documentos (si hay o hubo, indicar
cuáles):
Información sobre cualquier
acción de valoración, selección o
eliminación efectuada.
3.3 Nuevos ingresos en el Fondo
Documental (si hay o hubo, indicar cuáles):
Indicar si se efectuarán
nuevos ingresos estimando, a ser posible, cantidad y frecuencia
4. Condiciones de acceso :
indicar situación jurídica, derechos de
autor, normas internas sobre reproducción
4.1 Situación jurídica
Informar sobre la situación
legal de la unidad de descripción así como
sobre cualquier condición que restrinja o afecte
al acceso a la unidad de descripción.
4.2 Derechos de autor/normas sobre
reproducción
Identificar cualquier restricción
sobre la utilización o reproducción de la
unidad de descripción.
4.3 Idioma de los documentos
Consignar la lengua predominante
de los documentos que componen la unidad de descripción..
Anotar los distintos alfabetos, escrituras, etc.
4.4 Estado de conservación.
Se especificará el estado
de conservación de la unidad de descripción,
valorando cuantitativamente los problemas existentes, de
manera general en una macrodescripción. Si el estado
de conservación es regular o malo se especificará el
daño.
Documentación fotográfica:
Dado que es difícil delimitar si la patología
afecta a la emulsión o al soporte, ya que está normalmente
interrelacionado, es necesario entender el documento fotográfico
como una unidad compleja, especificando si el daño
afecta al soporte o a la emulsión sólo cuando
se conozca con exactitud.
Lista indicativa de daños:
acidez emulsión levantada
papel quebradizo
agrietamiento exfoliación película encogida
amarilleamiento de la imagen fijador residual película
resquebrajada
amarilleamiento del soporte formación de sulfuro
de plata placas agrietadas
arrancados fotografía dañada por el agua
placas o películas pegadas
arrugados foxing moteado placas rotas
compuestos de plata coloreados herrumbre plata residual
contraste pobre insectos positivos desvanecidos
corte imagen manchada reblandecimiento
craquelamiento imagen palidecida recortado
daños por adhesivos manchas redux residuos químicos
decoloramiento de la imagen manchas del soporte rizado
desvanecimiento de la imagen microorganismos rotura
doblados oxidación suciedad superficial
velo dicróico
4.5 Instrumentos de descripción
del fondo existentes en otro sitio (indicar):
Enumerar los existentes estén
o no publicados
5. Documentación
asociada
5.1 Documentos
originales de este fondo existentes (indíces, inventarios,
guías,
catálogos) Localización de los documentos
originales, precisar, en su caso, el archivo, entidad o
particular que conserva los originales
5.2 Copias de este fondo existentes
en otro sitio (indicar):
Si la unidad de descripción
está
disponible en otro soporte (ya sea en la misma institución
o en otro lugar), consignarlo junto con cualquier signatura
significativa y el lugar donde puede ser consultado.
5.3 Documentación
complementaria de este fondo y ubicada en este archivo.
Si la unidad de descripción está formada
por documentos que tienen una relación directa y
significativa con otra unidad de descripción se
debe indicar esta relación
5.4 Documentación complementaria
de este fondo y ubicada en otros archivos
Si la documentación existente
en otro archivo tiene relación con la procedencia
de la unidad de descripción se debe proporcionar
información sobre dicha documentación complementaria,
y sobre el archivo en el que se custodia
5.5 Bibliografía de apoyo
Consignar la bibliografía
directamente relacionada con la documentación que
se esté describiendo o remitir a bibliografías
generales
6. Índices (seleccionar
los que hay): onomástico, institucionales, geográficos,
temáticos
Importante: Precisar en nota las
reglas utilizadas para su elaboración
7. Documentación fotográfica
:Se anotarán el soporte, el procedimiento empleado
y las medidas.
Ejemplo: Lista indicativa de
procedimientos*:
1839-1855:
Daguerrotipo
Dibujo fotogénico
Calotipo
Papel salado
1850-1885:
Papel a la albúmina
Colodión húmedo
Positivo de colodión o ambrotipo
Ferrotipo
1880-s. XX :
Placa seca de gelatina
Papel al colodiocloruro de plata
Papel al gelatinocloruro de plata
Papel al gelatinobromuro de plata
Película de nitrato de celulosa
Película de acetato de celulosa
1842-1940:
Cianotipo
Platinotipo
Procedimientos pigmentarios
Goma bicromatada
Carbón.
*Clasificación proporcionada por Isabel Argerich
en "Identificación Técnica de las Imágenes
Fotográficas Monocromas", en Manual para el
uso de Archivos Fotográficos, Santander, 1997.
pp.71-94.
8. Documentación cartográfica:
Se deberán consignar los siguientes campos: tipo,
escala, escala calculada, proyección, coordinación
y equinoccio, dimensiones, soporte y decoración
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