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Censo Guía de Archivos

Estimados Directores y responsables de los archivos de México:

El Archivo General de la Nación está realizando el Censo Guía de Archivos de México. Los invitamos a contestar el mayor número de espacios posibles en este formato.

INSTRUCCIONES PARA CONTESTAR EL CENSO-GUÍA DE ARCHIVOS

Se recomienda leer atentamente estas Instrucciones antes de proceder a rellenar el censo. Los impresos deberán complementarse con letra clara.

   En el cuestionario se pueden distinguir tres grandes grupos de información:
  1. Información sobre el archivo o institución que custodia la información (apartado A, C, D y E).
  2. Información sobre la documentación custodiada, según la norma ISAD-G.
    En este sentido hay que tener en cuenta que el fondo constituye el nivel de descripción más amplio , por lo que al menos deberá rellenarse la información referente al mismo (apartado B del cuestionario). Si es necesario describir con detalle las partes del fondo o alguna de sus partes, se realizará igualmente siguiendo los campos del apartado B del cuestionario
  3. Información general a todo el cuestionario (apartados F y G)

A. IDENTIFICACIÓN

  1. Nombre Oficial: Consignar la denominación, nombre oficial si lo posee, lo más precisa y completa posible del Archivo, entidad o particular que custodia la documentación especificando siempre que sea necesario la denominación geográfica o toponímica adecuada.

    Ejemplos:

    • Archivo General de Indias, Sevilla
    • Archivo del Reino de Mallorca, Palma de Mallorca
    • Archivo Histórico Provincial de Orense / Arquivo Histórico Provincial de Ourense*
    • Archivo Histórico Comarcal de Balaguer (Lérida) / Arxiu Històric Comarcal de Balaguer (Lleida)*
    • Archivo Municipal de Legazpi (Guipúzcoa) / Udal Artxiboa Legazpi (Gipuzkoa)*
    • Archivo Catedralicio de Burgos
    • Archivo Diocesano de Ávila
    • Archivo de la Abadía Benedictina de Santo Domingo de Silos (Burgos)
    • Archivo de la Parroquia de los Santos Juanes, Cullera (Valencia)
    • Archivo de la Imprenta Emilio Orihuela, Almería
    • Archivo del Museo Provincial de Pontevedra
    • Biblioteca Nacional
    • Biblioteca de la Real Academia de la Historia
    • Centro de Documentación de la Residencia de Estudiantes, Madrid
    • Fundación Universitaria Española, Madrid
    • Santa Cruz de Marcenado, marqués de , Oviedo
    • Zabálburu, Francisco, Madrid

    *Cuando se trate de una Comunidad Autónoma en la que además del español exista otra lengua cooficial y el Archivo o entidad depositarios posea una denominación propia también en dicha lengua, ésta se consignará a continuación de la primera separada por una barra (/).

  2. Dirección: Consignar la dirección postal lo más completa posible

    • Calle
    • Colonia
    • Delegación o Municipio
    • Localidad (Ciudad)
    • Código Postal

  3. Estado y país: Especificar el que corresponda

  4. Teléfono: incluir el o los teléfonos del archivo, con la clave respectiva para llamar por larga distancia nacional y con las cifras completas de marcación a nivel local.

  5. Fax: Idem. del apartado anterior

  6. Correo electrónico: Especificar, si existe, la dirección de correo electrónico así como la dirección de cualquier otro servicio que se ofrezca a través de internet: página web, telnet, ftp...

  7. Horario de Apertura al Público: Especificar meses, días y horas de apertura al público así como, en su caso, los períodos de cierre.

  8. Acceso: Distinguir si es libre (especificar requisitos) Restringido (especificar razones)

  9. Director/ Responsable: Consignar nombre y apellidos y la denominación exacta del cargo o función que desempeña.

  10. Fecha de nombramiento: Consignar la fecha en caracteres arábigos empleando el esquema año/mes/día.

  11. Introducción: Redactar una breve reseña sobre la historia y principales funciones y actividades del archivo, entidad o particular depositario

  12. Fecha de Fundación: Indicar la fecha de fundación o creación del archivo, entidad o particular depositario en caracteres arábigos empleando el esquema año-mes-día. Se especificará en línea aparte la(s) norma(s) concreta(s) por las que se crea.

  13. Fecha de Supresión (en caso de ser un archivo que no recibe más documentación): Indicar, en su caso, la fecha de supresión en caracteres arábigos empleando el esquema año-mes-día. Se especificará en línea aparte la(s) norma(s) concreta(s) por la(s) que se suprime.

  14. Legislación: (lista de leyes, decretos y reglamentos que lo rigen, fecha de promulgación. Señalar si se publicó en algún periódico o Diario Oficial y en que fecha).

  15. Guía General del Archivo (publicada o no): se consignarán de la forma más completa posible los datos relativos a la Guía, esté o no publicada.

    • Autor o persona que elaboró
    • Título
    • Editorial
    • Fecha o año de edición
    • Lugar

  16. Estructura orgánica del Archivo: se consignará la estructura administrativa interna del Archivo.(marcar con X las áreas que existen) ver censo guía.

  17. Cuadro de clasificación de los fondos (escribir en hojas anexas si es necesario)

    1. Fondos de Origen Público (nombre), Años extremos, No. de Libros, No. de Expedientes
    2. Fondos de Origen Privado (nombre), Años extremos, No. de Libros, No. de Expedientes
    3. Fondos o Colecciones Especiales, Años Extremos, No. de Libros, No. de Expedientes

B. DESCRIPCIÓN

En este apartado se recogen aquellos datos que sirven para facilitar el acceso y consulta de la documentación.

   Para su elaboración se han utilizado las Normas Internacionales de Descripción Archivística ISAD (G) e ISAAR (CPF), pretendiendo recoger los datos de la manera más exhaustiva posible. Para que el cuestionario tenga validez deben cumplimentarse siempre los campos que estén sombreados.

IMPORTANTE: Este apartado B deberá emplearse en cada nivel de descripción tantas veces como sea necesario, dependiendo del número de fondos, series, etc. En el caso del Censo-Guía deberán cumplimentarse en primer lugar los niveles superiores (fondo, subfondo, etc ).

   Se recomienda, por lo tanto, antes de utilizar este cuadernillo, realizar un número suficiente de fotocopias.

1. Descripción Documental

1.1 Unidad de descripción (Marcar con X el tipo al que se refiera): Especificar si la unidad de descripción constituye un fondo, una sección, una colección, etc.

1.2 Nombre o título formal de la unidad de descripción: Cuando la unidad de descripción tenga un título formal, éste debe transcribirse textualmente, palabra por palabra, con su orden y ortografía originales, pero no necesariamente ni la puntuación ni las mayúsculas.

1.3 Tipo: público/privado/colección: Especificar si la unidad de descripción es de origen privado, de origen público o si es una colección especial.

1.4 Años extremos: Se datará cuándo se ha producido la documentación que compone la unidad de descripción tanto en el caso de una única fecha como en el de un período cronológico, y en este caso se deberán incluir las fechas extremas, excepto si la unidad de descripción es un fondo abierto ( o parte de él) a nuevas transferencias.

1.5 Volumen: Reseñar el volumen de la unidad de descripción dando el número de unidades físicas en cifras arábigas y la denominación específica más apropiada del tipo de soportes que existen en la unidad de descripción.

   Ejemplo: 128 fotografías, 19 carpetas, 20 m.l. (548 legajos), etc.

1.6 No. De libros o expedientes: (especificar total).

1.7 Tipología documental: Especificar el tipo de documentos con que cuenta: manuscritos, fotografías, mapas, planos, telegramas, folletos, etc.

2. Contexto del Fondo Documental

2.1 Nombre del Productor: Identificar el nombre del organismo o individuo responsables de la producción de la unidad de descripción.

2.2 Historia de la Institución generadora o biografía del productor (en su caso): Proporcionar una reseña histórica o datos biográficos sobre el productor (o productores) de la unidad de descripción para situar los documentos en su contexto y hacer que sean mejor comprendidos.

2.3 Fechas extremas de la documentación en las que el productor ha generado la unidad de descripción: Indicar la fecha más antigua y la más reciente que existe en la unidad de descripción.

2.4 Historia de la custodia de la documentación propiedad personal o institucional por la que ha pasado este fondo: Reseñar las sucesivas transferencias de propiedad y custodia de la unidad de descripción junto con las fechas de las mismas en tanto en cuanto pueden determinarse. Si la historia de la custodia es desconocida debe reseñarse este hecho.

2.5 Forma de ingreso: Adquisición, donación, depósito, transferencia, otro (especificar) Recoger las circunstancias relativas a la forma de ingreso (donante o procedencia de dónde se recibió la unidad de descripción y fecha y/o método de ingreso. Si la procedencia o donante es desconocida recoger esta información.

3. Contenido de los expedientes y estructura (breve síntesis)

Descripción del contenido y valoración de la unidad de descripción que permita a los usuarios juzgar su interés potencial.
En el caso de que se estén describiendo documentos fotográficos deberá especificarse:
  • El género fotográfico (viajes, reproducción de objetos artísticos, retrato, fotografías de prensa-acción, etc).
  • El formato tipo (album fotográfico,, postal, "cartes de visite", book, rougth proofs, etc).
  • El dorso de los documentos fotográficos ( tipografía y grafismos, establecimientos fotográficos, dedicatorias, fechas, casas comerciales, etc.

Si se trata de macrodescripción, como en el caso del Censo, destacar los géneros y formatos más frecuentes.

3.1 Personajes que se mencionan en la documentación: Mencionar los nombres completos.

3.2 Valoración, selección, eliminación de documentos (si hay o hubo, indicar cuáles): Información sobre cualquier acción de valoración, selección o eliminación efectuada.

3.3 Nuevos ingresos en el Fondo Documental (si hay o hubo, indicar cuáles): Indicar si se efectuarán nuevos ingresos estimando, a ser posible, cantidad y frecuencia.

4. Condiciones de acceso: indicar situación jurídica, derechos de autor, normas internas sobre reproducción

4.1 Situación jurídica: Informar sobre la situación legal de la unidad de descripción así como sobre cualquier condición que restrinja o afecte al acceso a la unidad de descripción.

4.2 Derechos de autor/ normas sobre reproducción: Identificar cualquier restricción sobre la utilización o reproducción de la unidad de descripción.

4.3 Idioma de los documentos: Consignar la lengua predominante de los documentos que componen la unidad de descripción.. Anotar los distintos alfabetos, escrituras, etc.

4.4 Estado de conservación: Se especificará el estado de conservación de la unidad de descripción, valorando cuantitativamente los problemas existentes, de manera general en una macrodescripción. Si el estado de conservación es regular o malo se especificará el daño. Documentación fotográfica: Dado que es difícil delimitar si la patología afecta a la emulsión o al soporte, ya que está normalmente interrelacionado, es necesario entender el documento fotográfico como una unidad compleja, especificando si el daño afecta al soporte o a la emulsión sólo cuando se conozca con exactitud. Lista indicativa de daños: acidez emulsión levantada papel quebradizo
  • Agrietamiento exfoliación película encogida
  • Amarilleamiento de la imagen fijador residual película resquebrajada
  • Amarilleamiento del soporte formación de sulfuro de plata placas agrietadas
  • Arrancados fotografía dañada por el agua placas o películas pegadas
  • Arrugados foxing moteado placas rotas
  • Compuestos de plata coloreados herrumbre plata residual
  • Contraste pobre insectos positivos desvanecidos
  • Corte imagen manchada reblandecimiento
  • Craquelamiento imagen palidecida recortado
  • Daños por adhesivos manchas redux residuos químicos
  • Decoloramiento de la imagen manchas del soporte rizado
  • Desvanecimiento de la imagen microorganismos rotura
  • Doblados oxidación suciedad superficial
  • Velo dicróico

4.5 Instrumentos de descripción del fondo existentes en otro sitio (indicar): Enumerar los existentes estén o no publicados.

5. Documentación asociada

5.1 Documentos originales de este fondo existentes (indíces, inventarios, guías, catálogos): Localización de los documentos originales, precisar, en su caso, el archivo, entidad o particular que conserva los originales.

5.2 Copias de este fondo existentes en otro sitio (indicar): Si la unidad de descripción está disponible en otro soporte (ya sea en la misma institución o en otro lugar), consignarlo junto con cualquier signatura significativa y el lugar donde puede ser consultado.

5.3 Documentación complementaria de este fondo y ubicada en este archivo: Si la unidad de descripción está formada por documentos que tienen una relación directa y significativa con otra unidad de descripción se debe indicar esta relación.

5.4 Documentación complementaria de este fondo y ubicada en otros archivos: Si la documentación existente en otro archivo tiene relación con la procedencia de la unidad de descripción se debe proporcionar información sobre dicha documentación complementaria, y sobre el archivo en el que se custodia.

5.5 Bibliografía de apoyo: Consignar la bibliografía directamente relacionada con la documentación que se esté describiendo o remitir a bibliografías generales.

6. Índices (seleccionar los que hay): onomástico, institucionales, geográficos, temáticos

Importante: Precisar en nota las reglas utilizadas para su elaboración.

7. Documentación fotográfica: Se anotarán el soporte, el procedimiento empleado y las medidas.

Ejemplo: Lista indicativa de procedimientos*

1839-1855:
  • Daguerrotipo
  • Dibujo fotogénico
  • Calotipo
  • Papel salado

1850-1885:
  • Papel a la albúmina
  • Colodión húmedo
  • Positivo de colodión o ambrotipo
  • Ferrotipo

1880-s. XX :
  • Placa seca de gelatina
  • Papel al colodiocloruro de plata
  • Papel al gelatinocloruro de plata
  • Papel al gelatinobromuro de plata
  • Película de nitrato de celulosa
  • Película de acetato de celulosa

1842-1940:
  • Cianotipo
  • Platinotipo
  • Procedimientos pigmentarios
  • Goma bicromatada
  • Carbón

*Clasificación proporcionada por Isabel Argerich en "Identificación Técnica de las Imágenes Fotográficas Monocromas", en Manual para el uso de Archivos Fotográficos, Santander, 1997.
pp.71-94.

8. Documentación cartográfica: Se deberán consignar los siguientes campos: tipo, escala, escala calculada, proyección, coordinación y equinoccio, dimensiones, soporte y decoración

C. CLASIFICACIÓN

1. Clasificación del Archivo: Marcar con una cruz la casilla que corresponda y /o especificar con más detalle la opción que corresponda en caso de que su opción sea otro(s) especificar cuál.

D. SERVICIOS TÉCNICOS (especificar si existen)

1. Taller de restauración: Especificar con un "Sí" o un "No" la existencia del mismo. 1.1 Personal Especificar número del personal que labora y categoría profesional 1.2 Equipo Técnico Especificar número y clase de aparatos y material

2. Servicio de Reproducción Documental: Especificar con un "Sí" o un "No" la existencia del mismo.

2.1 Personal Especificar número y categoría profesional

2.2 Equipo Técnico de Reproducción Documental Especificar número y clase

Ejemplo: Laboratorio Fotográfico con dos cámaras de..., una procesadora de...

3. Laboratorio de Microfilmación: Especificar con un "Sí" o un "No" la existencia del mismo.

3.1 Personal: Especificar número y categoría profesional

3.2 Equipo Técnico: Especificar número y clase

4. Laboratorio Fotográfico

4.1 Personal: Especificar número y categoría profesional

4.2 Equipo Técnico:
  • Especificar número y clase
  • Otros (especificar)

E. INFORMATIZACIÓN

1. Características del equipo (volumen, modelo, año, programas): Anotar el tipo de equipo por sus características técnicas y número de equipos.

2. Bases de datos usadas: Consignar todas las áreas de trabajo que se encuentran informatizadas, anotando el tipo de programa empleado. Ejs: descripción de fondos, bases de datos, tesaurus, imágenes digitalizadas ...

3. Aplicaciones (seleccionelas necesarias):
  • Administración institucional
  • Registro de investigadores
  • Descripción de fondos
  • Digitalización documental
  • Otros

F. DATOS DEL CUESTIONARIO

1. Fecha de Elaboración: Se consignará la fecha, en que se recoge por primera vez la información, en caracteres arábigos empleando el esquema aaaa-mm-dd.

1.1 Informante: Consignar el nombre y apellidos junto con la función que desempeña la persona responsable de la recogida de la información

2. Fecha de última Actualización:
Se consignará la fecha, en que se actualiza la información, en caracteres arábigos empleando el esquema aaaa-mm-dd.

2.1 Informante: Consignar el nombre y apellidos junto con la función que desempeña la persona responsable de la recogida y actualizada la información

G. EDIFICIO

Se describirá las dimensiones del edificio así como los metros lineales que forman parte de la documentación.

H. OBSERVACIONES

Anotar cualquier tipo de observación que se considere de interés, indicando los apartados y el número del Cuestionario del Censo a que se refiere ( p.e. A 3, E 2, etc.).
Última modificación:
Miércoles 26 de septiembre de 2012 por Alberto Rebollar Rechy

Eduardo Molina 113 (entrada por Héroe de Nacozari), Col. Penitenciaría Ampliación, Deleg. Venustiano Carranza, C. P. 15350, México, D. F. Tel 5133 9900